Как да напиша писмо за всеки повод

2024 Автор: Francis Oldridge | [email protected]. Последно модифициран: 2023-12-16 20:38

Отминаха дните, когато писането на писма беше предпочитаното средство за комуникация между бизнес партньори, семейство, приятели и любовници, кръстосани със звезди. Пощата за охлюви може да е в миналото, но се огледайте в съвременния си начин на живот и ще видите, че изкуството на писмената дума далеч не е мъртво. Шансовете са, че прекарвате голяма част от личния и професионалния си живот, обменяйки vitext или имейл, и все още има сценарии, които изискват старомодно форматирано писмо (дори ако е по-вероятно да го изпратите в световната мрежа, отколкото сте да му удариш печат). Комуникацията е от решаващо значение за всяко взаимодействие и знанието как да се даде правилния тон в писмената кореспонденция е жизненоважно умение, независимо дали пишете любовно писмо или писмо за оставка. За да ви помогнем да останете на прав път, ние съставихме това ръководство за това как да напишете писмо за всяка ситуация.

Определете своята цел и аудитория

Преди да можете да поставите писалка на хартия - или по-скоро върховете на пръстите на клавиатурата - отделете малко време, за да помислите какво точно искате да постигнете с писмото си. Не бихте говорили с шефа си по същия начин, както бихте говорили със своя значим човек, така че не бива да им пишете по същия начин. Съберете мислите си, преди да започнете да пишете, като си зададете няколко прости въпроса:

На кого пиша?

Познавате ли човека, с когото пишете, или това ще бъде първата ви комуникация с него? Начинът, по който общуваме помежду си, се променя естествено, колкото по-познат ставаме, така че не забравяйте да оцените връзката си с човека, на когото пишете, преди да започнете. Това ще ви помогне да избегнете да изглеждате твърде небрежно или твърде лаконично за ситуацията.

Какво се опитвам да постигна?

Проследявате ли интервю за работа или пишете празнично писмо до семейството си? Точно както връзката ви с получателя на писмото ви има значение, важен е и контекстът, в който го пишете. Винаги трябва да сте сигурни, че поддържате професионална комуникация точно това - професионално - дори ако имате приятелство с колегата или бизнес сътрудника, на когото пишете. Мислете за професионалната комуникация като част от цялостния ви професионален профил. Не бихте искали мързелив, груб или прекалено непринуден имейл до приятеля си в счетоводния отдел на вашия профил в LinkedIn, така че не бива да го искате и в изходящите си. Вярно е и обратното; ако пишете благодарствено писмо на вашата сладка малка гама-игра, последното нещо, което искате да направите, е да звучите като че провеждате бизнес среща. Имайте предвид целта си, докато съставяте писмото си и се поставяте на мястото на получателя.

Имам ли цялата информация, от която се нуждая за комуникация?

Това е особено важно при бизнес комуникациите. Повечето от нас са били в края на получаването на дълги поредици от последващи действия по имейл, тъй като подателят не е разполагал с всички факти, преди да е натиснал изпращането. Не бъдете човекът, който изпраща пет имейла, когато някой ще го направи. Този вид дезорганизиран, поток на съзнание имейл етикет се среща като дразнещ в най-добрия случай и направо объркващ и непрофесионален в най-лошия случай. Ако имате много важна информация, с която да се запознаете писмено, запишете бърз списък с всичко, което трябва да предадете, за да сте сигурни, че сте обхванали всичко, преди да изпратите.

Намерете време за форматиране

Форматирането е от решаващо значение при официалните комуникации, както за да се представите професионално, така и за логично предаване на информация. Склонни сме да работим с по-бързи темпове, когато общуваме с фирми, организации или колеги, тъй като тези комуникации се случват в ограничени часове. И така, важно е бързо и ясно да разберете своята точка - което е много по-лесно при форматирането.

Как да напиша професионално писмо

Мотивационно писмо; Молба за напускане; Референция; Препоръчително писмо, интерес или намерение и др

Вероятно сте запознати със стандартното оформление на официалните писма, дори ако не сте написали сами. Повечето фирми и организации следват този формат, защото е лесно разпознаваем и сканируем. Официалните шаблони за писма са широко достъпни и са включени в повечето програми за обработка на текст. Можете също така да изберете да създадете свой собствен от нулата или да персонализирате шаблон за писмо за многократна употреба. Ето някои ключови неща, които трябва да имате предвид, когато става въпрос за писане и форматиране на официално писмо:

1. Използвайте заглавия. Ако изпращате вътрешен имейл до колега или член на екипа, обръщането към тях с тяхното име най-вероятно е добре, но когато общувате с бизнес, организация или професионален контакт извън или по-горе във вашата компания, никога не трябва да се обръщате към тях само с тяхното име.

2. Избягвайте неформалните поздрави. Започнете писмото си с „Уважаеми …“(не използвайте „Здравей“, „Здравейте“или друг подобен поздрав) и се обърнете към получателя по заглавието му или по пълното им име или по фамилията (например: „Уважаеми г-н. Джон Смит”или„ Уважаеми д-р Джонсън”). Ако все още нямате контакт в организацията, до която пишете, разгледайте уебсайта, за да видите дали можете да намерите името и заглавието на съответния човек. Ако не можете да намерите име на дадено лице, обърнете се към съответния отдел или група (т.е. „Уважаеми ръководството“или „Уважаеми редакционен екип“). Ако абсолютно не можете да определите подходящия човек или отдел, към който да се обърнете, можете да използвате „Към кого може да се отнася“, но имайте предвид, че това вероятно означава, че писмото ви ще трябва да бъде изпратено до правилните хора, щом пристигне, което би могло водят до забавен отговор.

3. Включете датата. Ако писмото ви ще се съдържа в тялото на имейл, вашият имейл клиент ще го подпечата с дата и час, но ако изпращате писмото си като прикачен файл или по пощата, включително датата в горната част ще ви помогне и на вас а получателят следи точното време за проследяване.

4. Улеснете контакта с вас. Уверете се, че сте предоставили вашето име (първо и последно, включително предпочитаното заглавие) и вашата информация за контакт. Ако изпращате физическо писмо или цифрово копие на форматирано писмо, включете адреса и телефонния си номер в горната част, за да бъде незабавно достъпен за получателя. Когато изпращате имейли, може да си помислите, че вашият имейл адрес в полето „От“е достатъчен, но истината е, че не знаете как получателят може да предпочете да се свърже с вас. Създайте професионален имейл подпис, който включва вашия телефонен номер, адрес и всички подходящи профили в социалните мрежи, където можете да се свържете с вас.

5. Използвайте официален език. Освен очевидното пропускане на хулителни думи или прекалено непринуден език, това също означава да не се използват контракции (т.е. „няма да бъда на срещата през това тримесечие“, вместо „няма да бъда там“).

6. Не погребвайте леда. Професионалната комуникация изисква ефективност, така че се уверете, че стигате до основната точка на писмото си възможно най-бързо. По-добре е писмото ви да е сбито на половин страница, отколкото да се опитвате да го разтегнете до пълна страница с пълнител.

7. Корекция, след това корекция отново. Програми като Microsoft Word имат вградени програми за проверка на правописа и граматиката и те винаги трябва да бъдат първото ви преминаване при корекция. Често те дори предлагат предложения за по-кратко и директно писмо, което е огромна помощ при писането на официално писмо. Има и онлайн инструменти като Grammarly, които могат да ви помогнат при първоначалната ви корекция. Не спирайте обаче при едно преминаване през проверка на правописа; трябва също да прочетете писмото си изцяло сами, за да проверите за грешки. Професионален съвет: Прочетете писмото си на глас на себе си или да го прочетете назад (от последната дума до първата), за да ви помогне да уловите печатни грешки или странни фрази. Ако това е нещо жизненоважно, погледнете и втория поглед.

8. Бъдете мили, но професионални. Със сигурност не искате да завършите писмо до клиента с искрено „Обичам те!“но това не означава, че трябва да сте студени и стерилни. Завършете писмото си с по-близки (известни в кръговете на дураците като валедация) като „любезни поздрави“, „благодаря за отделеното време“, „с уважение“или „най-добри пожелания“, за да добавите топлина към писмото, без да пресичате редове.

9. Въведете го. В днешния свят няма как да го заобиколим: Ако напишете ръчно официално бизнес писмо, ще изглеждате непрофесионално. Също така е хубаво да отпечатате плика си, вместо да го адресирате с ръка.

10. Устояйте на желанието да станете креативни. Не се опитвайте да джазирате писмото си с шантави цветове или изискани шрифтове. Радваме се, че се чувствате изкусно, но професионалната кореспонденция обикновено не е времето или мястото. Придържайте се към стандартите, като Times New Roman и обикновени стари черно-бели.

Как да напиша лично писмо

Любовно писмо, писмо с благодарност, писмо с извинение и др

Личните писма са мястото, където можете да опънете малко крилата си и да накарате тези творчески сокове да потекат. Въпреки че в личните писма вероятно ще бъдат оценени специални щрихи, все пак има някои насоки, които трябва да имате предвид.

1. Не бъдете твърде кратки. Не искате да бъркате безкрайно за три страници, преди да стигнете до същността на вашето съобщение, но е хубаво да включите непринуден разговор в лично писмо, за да покажете на получателя, че сте взели известно време, за да се свържете с тях. Ако не сте разговаряли с получателя от известно време, попълнете ги в живота си и ги попитайте за техния. Ако им благодарите за нещо, вземете няколко extrlines, за да разясните какво е означавало за вас. В зависимост от контекста, може дори да е хубаво да вкарате малко хумор в писмото.

2. Използвайте непринуден поздрав. Точно както е странно да започнете писмо до шефа си с „Йо Тед“, също толкова странно е да започнете писмо до майка си с „Уважаема госпожо Карол Джаксън“. Напълно подходящо е да се обърнете към получателя на лично писмо с неговото собствено име - или дори псевдоним, ако сте особено близки - и да започнете с по-небрежен поздрав като „Здравей“вместо „Уважаеми“, който трябва да използвате в професионалната комуникация.

3. Прегърнете творчеството, без да жертвате четливостта. Тези фънки шрифтове и силни цветни палитри, които не бихте могли да използвате в последното си бизнес писмо, може да намерят дом в личните ви писма. Въпреки че не искате да стигнете дотам, че да превърнете писмото си в някаква загадъчна бъркотия от микроскопичен сценарий и напрегнати за очите цветове, напълно е добре да се отърсите от изправената си професионална личност и да се забавлявате повече. Ако изпращате писмо с визуализирана поща, писането му по старомоден начин е приятно докосване, при условие че почеркът ви не се е превърнал в изкривена пилешка драскотина от разпространението на технологията.

Във времето, когато изглежда, че всеки би предпочел да изпрати текст от три думи по всяко разширено съобщение, изготвянето на писмо може да се почувства плашещо или дори плашещо. Но ако следвате тези указания, писменото ви писане ще бъде подходящо за всяка ситуация.